El tiempo, esa sensación de linealidad en la que vivimos, la seguridad de que un momento viene a nosotros inmediatamente después del anterior, nos lleva a vivir haciendo o procrastinando mientras recorremos esa cantidad de segundos que el reloj desecha cada vez que lo miramos. No saber manejar el tiempo que nos pertenece nos lleva a no lograr objetivos, a no disfrutar de las cosas más importantes de la vida.
La organización del propio tiempo es una de esas habilidades que pueden mejorarnos la vida de sobremanera, ya que en general, la falta de organización nos lleva a desviarnos de nuestros objetivos.
Qué sucede cuando no nos organizamos?
Es simple, repetimos tareas, invertimos más tiempo del que deberíamos, nos distraemos o mezclamos prioridades, hacemos cosas para las que no somos los más idóneos en lugar de delegar. Por todo esto y mucho más, terminamos siempre con más cosas que hacer que tiempo para realizarlas.
Pero con el tiempo hemos desarrollado formas para derrotar a ese monstruo que se come nuestros minutos y nos deja atónitos y repitiendo que el tiempo no nos alcanza. Pero como todos somos distintos y quizás tus problemas con el tiempo sean distintos de los de otros, te voy a presentar a continuación varios métodos que se acomodan a las necesidades más variadas.
Método Pomodoro: De este método hablábamos la vez pasada. Esta técnica consiste en dividir tu tiempo en bloques de trabajo de 25 minutos, llamados "pomodoros", seguidos de un descanso de 5 minutos. Después de completar cuatro pomodoros, nos tomamos un descanso más largo de 15 a 30 minutos. Esto te ayuda a mantener el enfoque y evitar la fatiga.
Matriz de Eisenhower: Esta técnica se basa en priorizar las tareas según su urgencia e importancia. Divide tus tareas en cuatro categorías: urgentes e importantes, importantes pero no urgentes, urgentes pero no importantes, y ni urgentes ni importantes. Esto te permite enfocarte en las tareas que tienen mayor impacto y evitar la procrastinación.
Lista de tareas: Esta técnica implica hacer una lista de las tareas que necesitas realizar y ordenarlas por orden de prioridad. Podés utilizar diferentes sistemas de codificación, como números o colores, para indicar la importancia o la urgencia de cada tarea. A medida que completás las tareas, podés ir marcándolas como finalizadas. Si bien parece algo lógico, la gente no hace estas listas y más de una vez se encuentran repitiendo tareas.
Calendario o agenda: Parece también muy obvio pero no todo el mundo sabe manejar una agenda. Utilizar una agenda o un calendario te ayuda a programar tus actividades y asignarles un tiempo específico. Podés bloquear intervalos de tiempo para tareas específicas y establecer recordatorios para no olvidarlas. Esto te ayuda a tener una visión clara de tus compromisos y a gestionar tu tiempo de manera efectiva.
Delegación: El gran monstruo para muchos, aprender a soltar y dejar tareas en otras manos, confiar en que se realicen. Si tenés demasiadas tareas o no tenés suficiente tiempo para completarlas, considerá la opción de delegar algunas tareas a otras personas. Esto te permite concentrarte en las tareas más importantes y aprovechar las habilidades y capacidades de otros colaboradores. Y si no tenés colaboradores, pero sí suficientes tareas como para que no te alcance el tiempo, es momento de comenzar a crear a esos colaboradores.
GTD (Getting Things Done): Esta técnica, popularizada por David Allen, se basa en capturar todas las tareas en una lista de "cosas por hacer" y luego clasificarlas y organizarlas en categorías como proyectos, próximas acciones, espera o delegación. Al tener un sistema claro, puedes gestionar tus tareas de manera más efectiva y liberar tu mente de preocupaciones. Para este tipo de tareas hay herramientas online gratuitas como por ejemplo,Trello, donde vas a poder crear paneles con distintos estados para cada una de tus tareas y hasta lo podés programar para que te envíe recordatorios.
Bloques de tiempo: Consiste en agrupar tareas similares y asignarles bloques de tiempo específicos. Por ejemplo, podés dedicar un bloque de tiempo a responder correos electrónicos, otro bloque a realizar llamadas telefónicas y otro bloque a trabajar en un proyecto específico. Esto te permite concentrarte en una tarea a la vez y evitar distracciones, y además permite que asignes la realización de ciertas tareas a momentos del día en los que tengas mejor predisposición para ese tipo de tareas.
FIFO (First In, First Out)/ LIFO (Last IN, First Out): Se utiliza esta técnica cuando tenés una lista de tareas pendientes en la que todas tienen una prioridad similar. En lugar de elegir al azar, trabajás en las tareas en el orden en que fueron asignadas o recibidas (FIFO) o sacas primero las últimas recibidas, esto último se suele hacer con clientes asumiendo que los que más esperaron… ya están incómodos por esperar y los que no esperaron nada, pueden tener una reacción positiva a la velocidad de resolución del caso. Esto te ayuda a mantener un flujo constante y evitar la acumulación de tareas pendientes.
Técnica 80/20: Basada en el principio de Pareto, esta técnica sugiere que el 20% de tus acciones producirán el 80% de los resultados. Identifica las tareas que tienen el mayor impacto en tus objetivos y enfocate en ellas. De esta manera, maximizás tu productividad y aprovechás tu tiempo de manera efectiva. Hoy tenemos herramientas de inteligencia artificial como chatGPT que nos permiten identificar qué acciones de nuestra lista de tareas producirán con un 20% de esfuerzo el 80% de los resultados.
No hay un límite a las formas en las que nos podemos organizar, ya que finalmente lo que buscamos es recuperar ese recurso, que como bien sabemos es el único que no podemos volver a comprar, nuestro tiempo.
Cualquiera de estas técnicas que uses, va a salvarte de perder tiempo que podrías estar utilizando para disfrutar, para pasar un rato más con tus seres amados, para tener algo más de tiempo para tu propia persona, para descansar mejor, y para lograr esa sensación que obtenemos cuando el tiempo parece alcanzarnos para todo.
Autor: Fabian Mesaglio
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