Lo importante vs lo urgente

La eterna lucha entre dos conceptos que “se dice”, (no hay pruebas) provienen de una frase de “Ike” Eisenhower (presidente de los Estados Unidos nro 34):

"Tengo dos tipos de problemas: los urgentes y los importantes. Los urgentes no son importantes, y los importantes nunca son urgentes."

Con este concepto en mente se puede crear una matriz de gestión del tiempo, en la que se coloca lo urgente y lo no urgente, lo importante y lo no importante, en cada cuadrante del gráfico.

Así se toman distintas acciones según el lugar en que hayamos colocado el concepto a evaluar.







A: Si es importante y urgente nos hacemos cargo de la situación de manera inmediata, poniendo nuestra atención en estas tareas. (crisis, presiones, proyectos con deadline)

B: Si es importante pero no urgente, las podemos poner en nuestra agenda para encargarnos luego. (Relaciones personales, nuevas oportunidades, planificación a futuro, actividades preventivas, crecimiento personal, ocio, diversión)

C: Si es urgente pero no importante intentaremos delegar estas tareas suele ser lo más indicado.(Interrupciones, email, reuniones, llamadas, actividades populares, presiones familiares)

D: Si no es ni importante ni urgente, se desestiman, se dejan de lado o se rechazan. (Detalles, llamadas e emails de tono publicitario, actividades de placer)

Algo es urgente cuando requiere de atención inmediata, lo urgente atrapa tu atención y te genera presión constantemente, en general son divertidas, fáciles o populares, pero poco importantes.

Algo es importante cuando apoya tus objetivos y te acerca a tus metas. Para no desatender lo importante el camino es el de la proactividad, ya que si se las deja de lado se terminan convirtiendo en urgentes, y de esta manera terminas haciendo las cosas de manera reactiva en lugar de una forma prevista.

Este es un método simple para manejar la importancia de todo asunto que tengamos por delante, dónde podremos pensar y visualizar, priorizar y darle un valor a cada tarea o desafío por delante.

Los grandes beneficios de esta técnica no están en su simplicidad o en su efectividad sino en el proceso mental que nos llevará a empezar a visualizar las tareas y los desafíos que tenemos por delante y distribuirlos de manera que todos se logren según sea su nivel de importancia. Nos lleva a tener una mínima técnica para poder planificar, para exponer pensamientos y tareas de forma categorizada y poder trazar a partir de lo visualizado una hoja de ruta en tiempo y espacio.

Acostumbrarnos a sacar las ideas de nuestra cabeza y plantarlas en el papel es el primer paso de crecimiento hacia una vida más organizada, menos reactiva, más contemplativa.

Planificar, meditar cada paso que sigue antes de que se aproxime nos permite la previsión, tener cintura, que le dicen. Y no gastar recursos como el tiempo en cosas que no lo valen o pueden hacer otros inclusive mejor que nosotros.

Dirimir entre lo que es importante y lo que no, o lograr determinar que tan urgente es una urgencia es, justamente, lo que aprendemos a medida que crecemos en nuestra carrera profesional, ya sea por responsabilidad o por necesidad, evaluar la preponderancia y la importancia es una de las tareas que más comprometen a un líder, poniéndolo en el foco de aquellos que lo siguen y que esperan que pueda determinar relevancias, de otra manera será el equipo el que lo haga con los detrimentos típicos tales como fallos y el estrés producido por la inestabilidad causada por la inacción del líder.

Quizás el mejor de los ejemplos sea decir que leer esta nota no era urgente, pero sí realmente importante.

Autor: F. Mesaglio

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