Estandarización de procesos, robando entropia

Como todo en esta vida usar nuestras mentes para lo que fueron creadas es un buen primer paso, diría Lao Tse. El cerebro humano es una herramienta de búsqueda de patrones y ciclos, tenemos la tendencia a darle orden a la entropía y de esa forma encontramos podemos llegar a un punto de beneficio que se sienta sobre los procesos que creamos para realizar tareas de una manera más óptima.

Procesos naturales vs procesos impuestos

Partir de procesos preformados nos da la posibilidad de tener una base en la cual apoyarnos, tener procesos probados en otros ámbitos, en otras empresas y con el tiempo aggiornar cada uno a las necesidades de nuestra compañía a medida que el expertise de nuestros recursos se acreciente.

Por otro lado tendremos esos procesos que se dan de forma natural, que surgen del día a día y que con el tiempo pueden convertirse en un gran salvavidas o en un collar de melones. Lo importante es no quedar atados a procesos poco efectivos, dado que en general estos procesos naturales se asumen desde lo coloquial, en lugar de ser medidos y evaluados con vías a ser mejorados o con el fin de labrarlos como procesos estándar de nuestra operativa normal.

Los procesos como bloques constructivos

Si logramos comprender cada proceso como parte de un universo, nos metemos en un lugar de crecimiento progresivo, dado que cada proceso funcional permitirá al recurso encarar una tarea de forma cierta e inequívoca.

Cada tarea puede ser atomizada en pequeños pasos y cada paso puede ser mejorado, y ante el refinamiento de cada step podemos mejorar el ciclo de acciones para una tarea hasta llevarla al punto más óptimo. Y en cada proceso mejorado, haremos que el proceso que contiene al que hicimos, más eficiente, agradable, económico.

Identificar mejoras vs problemas

La generación de procesos va a tener dos fuentes principales, la identificación de problemas con su pertinente reacción, evolucionamos desde el error, mejorando lo que hacemos y cómo lo hacemos hasta solucionar el problema. Pero la forma reactiva con el tiempo nos va empujando a la previsión, una vez que entendemos que la importancia y lo mucho que se simplifica todo cuando una tarea está bien documentada. De esta, maduraremos hacia un lugar proactivo, planificado y medido, en el cual cada proceso mejorado puede ser traducido en números, pero mucho más importante aún, en la tranquilidad de cada persona al saber que puede planificar no teniendo que adivinar sus próximos pasos.

Integrar mejoras a un plan

Cuando generamos un punto en el cual planteamos una secuencia de pasos para realizar algo, estamos simplificando una tarea, estamos haciéndola mensurable, previsible. Y a medida que la realicemos, iremos encontrando pequeñas diferencias que crearán variaciones de la tarea trayendo a la vida versiones de realización de la misma en base a las variables que la contienen.

Una tarea que antes era ir del punto A al punto B y que tenía pocos puntos de mejora, se nos convierte en un camino partido en muchas más estaciones en las cuales, donde entre A y B identificamos A1, A2, A3… An... y dónde podemos hacer foco en cada punto para mejorarlo, integrarlo o eliminarlo si entendemos que realmente no hacía falta o que se trata de una tarea redundada en otro paso.

Así atomizando cada acción lograremos un mejor ciclo de vida para la misma mejorando cada una de sus partes.

Determinar la granularidad

Parte de este asunto es ponernos de acuerdo en que tan profundo entraremos y qué tanto atomizaremos esos procesos, ya que irnos a un nivel demasiado atómico nos puede dar más control, pero también nos puede detener y hacernos imposible llegar a la meta.

El punto de equilibrio tendrá que ver con la lógica y con la necesidad, ya que todo camino puede ser cortado a la mitad de forma indefinida, pero cuando no hay sentido en “dividir un paso a menos distancia que la de un pie” (jajaja). Así dividiremos un proceso en la menor cantidad de pasos posibles e identificados como hitos importantes y mejorables dentro del mismo.

Prever el impacto

Ok, ya dividimos el proceso en pasos e identificamos mejoras posibles, ahora llega el momento de interpretar y pensar en la mejora en sí, como afecta a la gente que tiene que realizar la mejora y como la desviación del proceso puede cambiar la percepción y el trabajo de cada uno de los actores que intervengan en este proceso.

Cada punto de previsión que logremos disminuirá la entropía del proceso y nos permitira actuar o modificar antes de que las acciones a tomar causen el efecto contrario al que buscamos con con las mejoras que propongamos para la tarea analizada.

Medir para mejorar

Cuánto tiempo lleva, cuánto cuesta, cuánta gente o esfuerzo es requerida para hacer algo. ¿Es la mejor manera de hacerlo?, ¿puedo hacer que los participantes sean más felices o tengan que invertir menos tiempo para realizar esa tarea?, ¿puedo enseñarle a alguien a realizar este proceso con una lista de pasos?

Si no medimos no mejoramos, es literalmente imposible, ya que sin información de base no tenemos un punto de partida más allá de lo subjetivo, de la “sensación” y sin un método de medición o parámetros en los que nos podamos basar no sabremos si las acciones tomadas han tenido éxito.

Planificar para crecer

Más rápido, más lejos, más rentable, más alegría para aquellos que realizan la tarea, alejar la incertidumbre de la acción convirtiéndola en un proceso, comprensible y mejorable. Ya que con cada pequeña mejora nos acercaremos a ese lugar en que crecemos, en que maduramos como empresa, como profesionales. Planificar es entender que lo que hacemos puede ser un poquito mejor cada vez que lo hacemos y que cada tarea que llevemos a su máxima expresión nos abrirá puertas a mejorar y nos dará la posibilidad de allanar el camino para los que nos sucedan y para los que nos ayuden, siendo parte de esta rueda positiva que apunta a hacer una vida más simple para cada participante de esta aventura llamada vida.

Autor: F. Mesaglio

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